OFFICE锦囊妙计2005之PowerPoint,Others篇

正确打开PowerPoint文件    PowerPoint文件的扩展名有两种，一种是.PPS，一种是.PPT。如果点击的是.PPS文件，双击之后它将会直接开始放映演示文稿，不会进入PowerPoint工作界面；放映结束之后，PowerPoint窗口将会自动关闭

正确打开PowerPoint文件    PowerPoint文件的扩展名有两种，一种是.PPS，一种是.PPT。如果点击的是.PPS文件，双击之后它将会直接开始放映演示文稿，不会进入PowerPoint工作界面；放映结束之后，PowerPoint窗口将会自动关闭。如果你想编辑.PPS文件的内容，只能先打开 PowerPoint，然后点击菜单“文件”|“打开”来修改它（或者右击该文件名，在弹出的快捷菜单中选择“打开方式”，选择用IE打开它，然后右击IE窗口，在弹出的快捷菜单中选择“编辑幻灯片”）。如果你希望.PPT文件也能够直接放映，没问题，右击该文件名，在弹出的快捷菜单中选择“显示”即可。

PowerPoint演示文稿    如果你需要将PowerPoint演示文稿打包以便随身携带，并确保所有的图片文件和文字都被捆绑在内，可点击菜单“文件”|“打包成CD”。在弹出的对话框内，你可以选择将打包好的演示文稿复制到文件夹中，或移动硬盘内中，也可以选择直接刻录到CD中。当你打包PowerPoint演示文稿时，可以顺带制作一份PowerPoint Viewer的拷贝，这样即使在没有安装PowerPoint软件的计算机上也可以放映了（如图）。

创建PowerPoint演示文稿纲要    如果你觉得在幻灯片上直接作修改非常不方便（因为需要同时考虑版面布局和内容双方面的问题），那么，点击左侧窗口上方的“大纲”选项卡，就可以在普通视图中进行键入或修改文字。如果敲击回车键，文稿中将会插入一张新的幻灯片；第一次敲击Ctrl+回车键，当前的幻灯片上将会加入一个项目符号列表；第二次敲击Ctrl+回车键，项目符号列表将会消失，并在当前位置处插入一张新的幻灯片。

快速生成演示文稿的内容简介    演示文稿制作完毕，通常需要在第2张幻灯片中列出主要内容，一般会复制其他幻灯片的标题，并粘贴到第2张幻灯片中，作为内容列表。这样做比较麻烦，可以从菜单选择“视图”|“工具栏”|“大纲”命令，显示大纲工具栏，再在左侧的幻灯片缩略图列表中，选择希望添加到内容简介中的幻灯片（按Shift键连续选择，按Ctrl键跳选），单击“大纲”工具栏中的“摘要幻灯片”按钮，即可自动创建出以所选幻灯片标题为内容列表的摘要幻灯片。更快的方法是：选择多张幻灯片后，按Alt+Shift+S快捷键。

将幻灯片中的图片保存为文件    如果希望将幻灯片中的图片保存为文件，可在图片上单击右键，选择“另存为图片”命令即可。

替换未安装的字体    在使用别人制作的演示文稿时，如果别人采用了某种特殊字体，自己的电脑中未安装此字体，在幻灯片中将会显示得很难看。可以从“格式”菜单选择“替换字体”命令，将未安装的字体替换为电脑中已有的字体（如图）。

打印可记录笔记的幻灯片    如果要将幻灯片打印出来，并希望在打印出的幻灯片旁留出记录笔记的位置，可从菜单选择“文件”|“发送”|“Microsoft Office Word”命令，并选择“空行在幻灯片旁”，即可得到包含所有幻灯片的Word文档，并可以在Word中编辑修改后再打印。

放映时的控制    放映幻灯片时，按Ctrl+P，可以显示画笔，在屏幕上直接涂画，按Esc可退出画笔状态。按B变黑屏，再次按B显示幻灯片内容；按W变白屏，再次按W显示幻灯片内容。如果要跳转到某张幻灯片，可以在输入幻灯片编号（例如15）后按Enter键。

借鉴其他PPT的风格    大型公司往往会请专业美工设计人员制作各种背景图片，应用在PPT中。如果你手边有一些设计精美的PPT文档，不妨直接借用一下。当然，要小心版权问题。    从菜单选择“格式”|“幻灯片设计”命令，会在右侧的任务窗格中显示各种模板预览（如图）。要选用其他文档，单击任务窗格底部的“浏览”命令，找到存放在你的电脑中的其他PPT文档即可。当你在设计模板中选择某个模板文件或其他PPT文档时，实际上是将该文档中的母版设置应用到当前演示文稿中，你可以进入母版，进行编辑修改。

获得Office 2003的更新版本    登陆Office Update站点，可下载到Office 2003 SP1。它并没有增加什么新功能――除非你平时经常使用OneNote软件，这个Office版本中的OneNote倒是增加了不少扩展功能――不过，它可以修复Office 2003中存在的许多bug。登陆该站点最快捷的方法是：点击菜单“帮助”|“检查更新”。

智能转换器    如果你安装了诸如MapPoint之类的Microsoft软件，将会获得其它一些智能标记。比如说度量单位转换器智能标记，能够将英尺换算成米，将华氏温度换算成摄氏温度，将磅换算成千克等等。感兴趣的读者可登陆www.microsoft.com/downloads，在“搜索”文本框内键入Measurement Converter Smart Tag，就可以找到相应的插件，用户可下载并安装。值得一提的是，“欧洲货币转换器”（The Euro Currency Converter）智能标记并不像想象中那么好使，因为它的转换汇率比较陈旧，沿用的是多年前公布的资料，已经严重过时了。